Quatre paramètres encadrent ce que le patient peut faire en ligne : à quelle distance il peut réserver un rendez-vous, et combien de temps avant le rendez-vous il peut encore l'annuler ou le déplacer. Ces réglages évitent les réservations de dernière minute ingérables et les annulations trop tardives.
Accéder aux délais
- Allez dans l'onglet Agenda
- Sous l'agenda, cliquez sur le bandeau de l'état de la réservation en ligne
- La fenêtre Réglages de la réservation en ligne s'ouvre, avec les quatre champs ci-dessous
Délai minimum avant un rendez-vous
« Le patient peut réserver jusqu'à X heures avant le rendez-vous. »
Indique le temps minimum entre la prise de rendez-vous et le rendez-vous lui-même. Réglez par exemple à 24 heures pour éviter les réservations trop juste qui ne vous laissent pas le temps de vous préparer.
Délai maximum à l'avance
« Le patient peut réserver à partir de X semaines avant le rendez-vous. »
Indique jusqu'à combien de semaines à l'avance le patient peut réserver. Réglez par exemple à 8 semaines si vous ne voulez pas proposer de créneaux plus de deux mois à l'avance (utile pour ne pas figer trop loin votre planning).
Délai d'annulation par le patient
« Le patient peut annuler jusqu'à X heures avant le rendez-vous. »
Indique combien de temps avant le rendez-vous le patient peut encore annuler en ligne. Réglez par exemple à 24 heures pour empêcher les annulations à la dernière minute (le patient doit alors vous contacter directement).
Délai de déplacement par le patient
« Le patient peut déplacer jusqu'à X heures avant le rendez-vous. »
Même principe pour le déplacement : à partir de combien d'heures avant le rendez-vous le patient ne peut plus le déplacer lui-même.
Astuce
Réglez les délais d'annulation et de déplacement de manière cohérente avec votre politique d'absence. Plus le délai est court, plus vous laissez de flexibilité ; plus il est long, plus vous protégez votre planning.
Enregistrer les changements
Une fois les quatre champs ajustés, cliquez sur Valider en bas de la fenêtre. Les nouveaux délais s'appliquent immédiatement à toutes les nouvelles actions des patients.
Pourquoi ?
Ces quatre délais sont vos garde-fous. Ils empêchent qu'un patient prenne rendez-vous une heure avant, ou qu'il annule la veille au soir sans vous laisser le temps de réorganiser. Quelques minutes de réglage protègent durablement votre agenda et votre activité.