Le surbooking permet de donner accès à certains patients à une partie limitée de vos créneaux disponibles en ligne, sans qu'ils prennent la place de vos patients habituels. Les patients en surbooking ne voient que les créneaux encore libres à proximité immédiate du rendez-vous (par exemple 72 heures avant), ce qui permet de combler les trous laissés par les annulations sans ouvrir toute la réservation en ligne.
Activer la fonctionnalité pour votre cabinet
- Allez dans Réglages
- Ouvrez l'onglet Patients
- Dans la rubrique Surbooking, activez la fonctionnalité
- Indiquez combien d'heures avant le rendez-vous les créneaux deviennent visibles pour les patients en surbooking
- Enregistrez
Note
Exemple : si vous indiquez 72 heures, vos patients en surbooking ne verront un créneau du mardi 10h qu'à partir du samedi 10h. Avant ce moment, le créneau reste réservé à vos patients habituels.
Activer le surbooking pour un patient
Une fois la fonctionnalité activée pour votre cabinet :
- Ouvrez la fiche du patient
- Cliquez sur le bouton Activer surbooking
Le patient pourra alors réserver en ligne uniquement les créneaux de dernière minute dans la fenêtre que vous avez définie.
Pour retirer un patient du surbooking, retournez sur sa fiche et cliquez sur Surbooking.
Astuce
Vous pouvez également activer ou retirer le surbooking en masse depuis la page Patients > Accessibilité, où chaque patient affiche un bouton dédié.
Alertes automatiques pour les patients en surbooking
Quand des créneaux deviennent disponibles dans la fenêtre du surbooking, Perfactive peut envoyer automatiquement un e-mail récapitulatif aux patients concernés, avec la liste des créneaux à réserver. Il s'agit de l'alerte désistement, qui fait l'objet d'une fonctionnalité dédiée.
Pour la configurer, voir les articles :
Pourquoi ?
Dans certaines pratiques (suivi régulier, séances hebdomadaires), votre agenda est rempli en grande partie par vos patients habituels. Les annulations de dernière minute créent pourtant des trous que vous aimeriez combler sans pour autant ouvrir toute votre réservation en ligne (au risque que de nouveaux patients prennent la place de vos suivis).
Le surbooking est une réponse à ce besoin : il vous permet d'accepter quelques patients supplémentaires en ligne, mais uniquement sur les créneaux de dernière minute. Vous remplissez les trous sans perturber l'organisation de votre suivi.